Já planejou as atividades do seu time?

Uma característica clara nos mercados atuais – e que, com certeza, permanecerá no futuro – é a escassez de recursos nas empresas. Cada vez mais as organizações buscam eficiência e produtividade para que possam investir internamente ou apenas sobreviver nesse ambiente extremamente competitivo.

Neste contexto, é necessário considerar a automação dos processos pela evolução tecnológica. Cada vez mais teremos equipes menores (e não necessariamente menos trabalho). Por isso, a definição das atividades de cada pessoa do time deve ser feita de maneira muito criteriosa.

Entenda, analise e avalie as atividades de cada um. Defina o que é essencial para cada colaborador da equipe, sempre tendo em vista questões estratégicas do negócio e procurando automatizar processos para garantir mais eficiência, redução de custos e melhoria da qualidade dos serviços da sua área.

Considere também, ao distribuir tarefas, que é preciso garantir aos profissionais tempo suficiente para atividades que vão além da rotina – eles precisam aprender a pensar de forma estratégica e em novas ideias para o negócio e seus processos. Muitas vezes, ao tirar dos profissionais tarefas que podem ser realizadas de forma automatizada, por meio de novas tecnologias, você está conferindo a eles mais tempo para ações mais relevantes.

Primeiro, sua análise deve considerar quais são as atividades de cada membro da sua equipe e como elas devem ser realizadas. Na sequência, você precisa preparar as pessoas para que possam desenvolver o trabalho, visando sempre mais qualidade e eficiência. O passo seguinte é acompanhar o trabalho do time para estar sempre atualizado sobre o que está acontecendo (evitando surpresas) e poder melhorar continuamente o processo de trabalho.

Vários pontos são vitais no exercício da liderança, tais como estilo, motivação e acompanhamento. Trabalhei em vários projetos de consultoria e pude verificar que, quando fazíamos o levantamento de atividades de todos os profissionais, os colaboradores se dedicavam a uma lista de atribuições e, para os seus líderes, esta lista era totalmente diferente. Este fato sempre me levou à reflexão de que, se os líderes não sabiam nem as atividades da sua equipe, também não deveriam acompanhar o andamento dos trabalhos de cada um.

Esta situação me levou a concluir que, em muitos casos, alguns erros cometidos pelos colaboradores são conhecidos pelos respectivos líderes em um momento muitas vezes tardio ou que ofereça apenas a possibilidade de solução parcial.

É fundamental que você acompanhe o trabalho de cada um. Estabeleça marcos ou datas que te permitam saber o que está ocorrendo, a fim de que você possa colaborar no andamento dos trabalhos antes de que algum erro possa acontecer.

Os erros acontecem e devem ser tolerados dentro dos limites de frequência e níveis de impacto das empresas, com o objetivo de manter um ambiente favorável à criatividade, inovação e que promova a iniciativa dos profissionais.

O primeiro passo para ter uma equipe de alto desempenho é atrair os melhores. O papel do RH é importante nesta seleção, mas você também tem responsabilidade sobre isso – quanto melhor o time passa a desempenhar, mais fácil será atrair bons profissionais.

Com a atração de pessoas diferenciadas, seleção cuidadosa e ações de desenvolvimento (treinamentos, orientações e experiências desafiadoras), você poderá ter um time que o ajude a entregar um trabalho de valor e que impacte de forma positiva em seus planos de carreira.

Quando chegar ao ponto de poder dizer que sabe com clareza os objetivos da sua área e as tarefas e metas do seu time estará tudo pronto? Não. A partir daí, é necessário buscar melhorias contínuas e, com frequência, reavaliar o que e de que maneira está sendo feito para seguir sempre na direção correta.

 

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Armando Lourenzo é Doutor e Mestre em Administração pela FEA USP. Pós Graduado em Filosofia pela PUC. Diretor da Ernst & Young University. Presidente do Instituto Ernst & Young. Professor da FIA, USP (PECEGE) e Casa do Saber. Colunista da revista Você SA (versão digital) e do Portal Administradores.com. Autor de artigos e livros na área de negócios. Palestrante em eventos nacionais e internacionais. Premiado como um dos três melhores Learning Leader of the year nos EYU em 2016, 2017 e 2018.

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